Online afspraken via je website: wat past bij je zaak?

In het kort: online boeken past als een afspraak een vaste duur en invulling heeft. Moet je eerst de vraag bekijken, dan begint het beter met een aanvraag. Leg vooraf vast welke afspraken er zijn, wanneer, welke gegevens je nodig hebt en hoe wijzigen en annuleren werkt. Kijk ook of je bestaande agenda kan aansluiten.

Direct boeken of eerst een aanvraag?

Niet elke afspraak leent zich om meteen online te boeken. Het hangt af van wat je moet weten voor je een moment vastlegt.

Bij een aanvraag beoordeel je eerst de vraag en spreek je daarna een tijdstip af. Bij direct boeken kiest de bezoeker uit de momenten die jij beschikbaar stelt. De website moet dat verschil duidelijk maken, zodat niemand denkt dat zijn afspraak vastligt als dat nog niet zo is.

Wat online boeken kan opleveren

• Klanten boeken wanneer het hen past, ook buiten je openingsuren.
• Minder heen-en-weer aan de telefoon of per mail om een moment te vinden.
• Je weet vooraf wat je kunt verwachten, als je bij het boeken de juiste vragen stelt.

Hoeveel het oplevert, hangt af van je zaak. Wie elke dag tientallen korte afspraken plant, merkt het anders dan wie een paar keer per maand een uitgebreid gesprek heeft.

Hoe dat werkt bij YESS Bridal Fitting

Voor YESS Bridal Fitting bouwde ik een website waar de collectie en de afspraak in de winkel samenkomen. Bezoekers bekijken de jurken online en bewaren hun favorieten met een hartje. Zo maken ze een selectie voor hun fitting, en boeken ze rechtstreeks via de website een afspraak. Collectie, favorieten en afspraken werken ook op een telefoon.

Er is geen webshop. De website ondersteunt de persoonlijke fitting, die de plek blijft om jurken te passen. Die keuze volgt uit hoe een trouwjurk gekozen wordt: eerst bekijken, dan passen. Dat is een goed vertrekpunt om ook voor jouw zaak de werking te bepalen.

Bepaal vooraf wat je agenda moet weten

Een knop naar een agenda is pas nuttig als duidelijk is wat iemand precies reserveert. Loop daarom het volledige verloop door, van de keuze op de website tot het moment waarop de klant langskomt.

• Welke soorten afspraken kan iemand kiezen, en hoe lang duren ze?
• Welke momenten zijn beschikbaar? Is er tijd nodig tussen afspraken, en hoeveel afspraken wil je maximaal per dag?
• Hoe ver vooraf mag iemand boeken, en tot wanneer op voorhand?
• Welke informatie moet een bezoeker bij het boeken geven?
• Hoe weet de klant dat de afspraak vastligt? Een bevestiging per mail is het minimum.
• Herinneringen: wil je klanten vooraf aan hun afspraak herinneren?
• Wijzigen en annuleren: kan dat online, en tot wanneer?
• Wie beheert de agenda, en wat gebeurt er bij ziekte of verlof?

Je bestaande agenda of boekingsdienst

Gebruik je al een online agenda of een boekingsdienst? Vertel welke dat is en hoe je ermee werkt. Dan bekijken we wat bij je website past. Grofweg zijn er drie manieren:

1. Een link naar de boekingspagina van je dienst. Eenvoudig, maar de bezoeker verlaat je website.
2. De boekingsdienst insluiten op je eigen pagina. De bezoeker blijft op je website, maar je laadt de code en vaak de cookies van die dienst mee.
3. Een koppeling op maat, waarbij je website zelf de beschikbare momenten toont en de afspraak doorgeeft aan je agenda.

Welke het wordt, hangt af van het systeem en de werking die je wilt. Let bij een ingesloten dienst op de snelheid: die code kan je website vertragen, zie Laadsnelheid uitgelegd.

Bespreek ook de kosten van een externe dienst, en wie de toegang en het beheer regelt.

Betalen bij het boeken?

Sommige zaken vragen een voorschot of de volledige betaling bij het boeken. Dat kan helpen als afspraken zonder verwittiging niet doorgaan, maar het is ook een extra drempel. En online betalen vraagt een betaaldienst, met eigen kosten en voorwaarden.

Hoe past dit binnen mijn websiteaanbod?

Online afspraken horen bij de mogelijkheden voor een website op maat. Een basiscontactformulier en een boekingssysteem werken anders; een afspraakfunctie zit niet automatisch in een onepagerformule.

Vertel bij je aanvraag wat voor afspraak een klant moet kunnen maken en hoe je die vandaag plant. Daarmee kunnen we het gesprek over je website concreet beginnen. Meer lees je op Website met online afspraken.